Veel organisaties worstelen met de vraag of Skype een rol moet hebben in corporate communicatie en wat de rol dan moet zijn. Steeds vaker wordt vanuit de directie gevraagd ‘waarom we nog geen Skype gebruiken’ maar IT afdelingen zijn er vaak niet happig op. Terecht of onterecht?

Doordat [[Skype]] door veel mensen thuis wordt gebruikt, ook door directieleden van bedrijven, komt deze vraag steeds vaker aan de orde. De vraag die dan vaak gesteld wordt is ‘waarom we geen Skype gebruiken want dan kunnen we toch gratis bellen, ook van en naar het buitenland’.

Redenenen voor Skype
De formulering van de vraag bevat ook direct de belangrijkste reden: kostenbesparing. Met name in bedrijven met hoge kosten voor internationale telefonie lijkt met Skype eenvoudig bespaard te kunnen worden. Soms is dat -ten dele- ook zo maar meestal vallen de besparingsmogelijkheden tegen. Bovendien zijn er wel een paar minpunten aan het gebruik van Skype maar daarover later meer.

Naast een op een communicatie bied Skype mogelijkheden voor conferencing. Hoewel handig is dit geen verbetering ten opzichte van traditionele telefoonsysteem: die kunnen dit vrijwel allemaal ook zonder dat daarvoor iets extra ingericht hoeft te worden. Zelfs met een mobiele telefoon kan je tegenwoordig eenvoudig een conferentie opzetten.

Skype biedt verder mogelijkheden voor [[IM|IM -instant messaging-]], ook wel chatten genoemd. Echter nog los van het feit dat IM nooit wordt genoemd bij de vraag om Skype, zijn er ook bedrijfsmatige oplossingen voor IM die integereren met bestaande systemen voor autorisatie en adressering zoals [[Lync|Microsoft LCS]], Novell Groupwise Messenger en [[Berichten (Apple)|Apple iChat]].

Ook bied Skype de mogelijkheid voor videoconferencing zonder dat daarvoor allerhande dure apparatuur aangeschaft hoeft te worden. De webcams in de meeste computers en de webcams die je los kan kopen kampen echter vrijwel allemaal met hetzelfde euvel. De kwaliteit is op zijn best matig te noemen en wordt in hoge mate beinvloed -meestal niet positief- door de lichtomstandigheden. Alleen als deze ideaal zijn, niet te veel, niet te weinig, geen lichtbron op de achtergrond en het gezicht van de gesprekspartner goed verlicht, is het beeld redelijk. Tenslotte blijft het nadeel dat ook voor de meeste professionele video conferencing oplossingen geldt: vrijwel niemand vind het prettige met iemand te praten die je net niet aankijkt.

De bedenkingen van de ICT afdeling
ICT afdelingen zijn over het algemeen niet erg happig op de toepassing van Skype. Onderzoek wijst uit dat Skype in bijna 70% van de bedrijven verboden is. In de overige 30% is het weliswaar niet verboden maar wordt het ook niet ondersteund door de ICT afdeling. Als je het goed beschouwd is dat eigenlijk een bijzondere situatie: een ICT afdeling die probeert te voorkomen dat een, ook onder ICT-ers zelf, populaire tool wordt uitgerold en ondersteund. De oorzaak daarvan lijkt te liggen in een aantal redenen: security staat in dit kader met stip op de eerste plaats. Direct daarop volgt de angst voor netwerk belasting en tenslotte een gebrek aan beheertools en soms compliancy issues voor beursgenoteerde bedrijven.

Security
De angst voor security is niet helemaal gegrond. Vaak is niet eens aanpassing van de firewall nodig, en als dat nodig is dat een beperkte, en niet extreem onveilige, aanpassing. Het spraakverkeer via Skype is versleuteld waardoor het veiliger is dan traditioneel verkeer of IP gebaseerd spraakverkeer. Zowel bij traditionele als IP telefonie wordt de beveiliging bepaald door hoe moeilijk het is om om het netwerk te komen en is er geen sprake van versleuteling.

Een terecht punt in het kader van security is dat gebruik wordt gemaakt van een gesloten protocol en de sterke en zwakke punten daar dus niet van bekend zijn. Dat is echter ook het geval voor veel business software en bovendien werkt die geslotenheid ook in het nadeel van kwaadwillenden. In tegenstelling tot IM toepassingen is er bijvoorbeeld nog geen geval bekend van virussen verspreid door Skype.

Netwerk belasting
De zorg om netwerkbelasting is een deels terecht punt. Voor spraak is 8-20KB bandbreedte nodig, wat in een normaal bedrijfsnetwerk, ook met veel gelijktijdig actieve gebruikers, eigenlijk nooit een probbleem zal zijn. Voor gebruikmaking van video is dat anders, daarvoor wordt geen schatting van benodigde bandbreedte afgegeven en vanzelfsprekend is die veel hoger dan voor voice nodig is. Omdat er geen gebruik wordt gemaakt van een open protocol is het ook niet mogelijk dit te begrenzen.

Beheertools
In tegenstelling tot traditionele of IP gebaseerde telefoniesystemen zijn er voor Skype geen tools beschikbaar voor gebruik en beheer. Geen terugschakeling naar de receptie, geen centraal adresboek, geen centrale autorisatie en geen inzicht in het gebruik.

Compliancy
Organisaties die vanwege compliancy alle in en uitgaand telefoonverkeer opnemen kunnen niet uit de voeten met Skype. Onder meer vanwege het gesloten protocol is het niet mogelijk dit met Skype te doen.

Nadelen voor gebruikers
Ook voor gebruikers heeft Skype in vergelijking met mobiele en vaste telefoons wat nadelen. Er is tenslotte niemand die er op zit te wachten zijn telefoongesprek te voeren met behulp van een headset. Als je geen telefonist bent is hele dag rondlopen met een headset of oortje toch opmerkelijk. Ook gebruik van de ingebouwde microfoon en speaker zodat iedereen mee kan -en moet- luisteren is geen prettige optie. Alsof je alle gesprekken via je telefoon in de conferentiestand voert. Niet echt bevorderlijk voor de rust op een afdeling of kamer waar meerdere mensen zitten.

Nieuwere opties zijn een losse handset koppelen aan je computer, wat in elk geval beter is dan de ingebouwde mogelijkheden van je computer of een headset. Echt mobiel is het echter nog niet. Je hebt ook Skype handsets die via wifi werken maar daar heb je dan ook altijd een wifi netwerk voor nodig en dat is niet altijd voorhanden. Bovendien moet je dan naast je mobiel weer een extra telefoon meeslepen.

Belangrijker nadelen voor de gebruiker zijn wellicht dat een Skype gebruiker niet altijd online -en dus bereikbaar- is en dat mensen altijd de makkelijkste keuze maken. Met een mobiele en vaste telefoon voorhanden kiest een gebruiker in de meeste gevallen voor de mobiele. Die is vaker onder handbereik, alle nummers staan er in en je bent niet gebonden aan de plaats waar de telefoon staat. Ook bij bellen naar een ander kiest men meestal het mobiele nummer: daarop is men nu eenmaal het best bereikbaar.

Systemen als grip waarbij een verkort -intern- nummer gebeld kan worden, maar dat niet werkt buiten de organisatie hebben aangetoond dat gebruikers meestal kiezen voor de eenvoudigste en meest succesvolle manier van communiceren en, zeker als ze het zelf niet hoeven betalen, niet voor de goedkoopste.

Conclusie
Hoewel Skype zo op het oog een aantal mogelijkheden bied voor kostenbeparing, IM en videoconferencing zitten er een aantal nadelen aan. In tegenstelling echter tot de meestal genoemde nadelen zijn deze niet technisch van aard maar hebben ze vooral impact op het gebruik en de gebruiker. Op dit moment lijkt Skype (nog) geen alternatief voor de zakelijke mobiele -en vaste- telefoon.

Hiervoor is het nodig dat Skype komt met veel verder gaande integratie tussen Skype en mobiele telefonie, beheertools en een accountstructuur die passend is voor bedrijven. Skype heeft op het moment echter geen plannen in die richting. Daarom lijkt integratie van vaste en mobiele telefonie in combinatie met fusion -via een mobiele telefoon bellen over wifi- op dit moment een betere optie. Voor veel organisaties geldt daarboven dat met aanbesteding van de mobiele telefonie mogelijk ook nog veel kosten bespaard kunnen worden.

bron: http://www.6punt12.nl/nieuws/index.php?id=264 en http://www.telecomlog.nl