Vendors gebruiken TCO vooral om de klant ervan te overtuigen dat hun producten helemaal niet zo duur zijn als in eerste instantie lijkt: “Kijk als je de kosten over vier jaar per medewerkers berekent, dan praten we eigenlijk over relatief kleine bedragen.” TCO is een mooi middel om de initiële kosten van een IT-project als uiterst realistisch en acceptabel te doen overkomen. Overigens gebruikt de gemiddelde CIO of IT-manager veelal dezelfde TCO-argumentatie om het project intern ook (acceptabel) door te drukken.

Maar de uiteindelijk TCO van een project kan nogal beïnvloed worden door de werkelijke kosten op basis van nacalculatie. Vaak gaat een IT-project over het vooraf gestelde budget heen. Een TCO-berekening zou derhalve minimaal verrijkt moeten worden met een bepaalde ‘riskfactor’ die per soort van implementatie en per betrokken system integrator kan verschillen. Deze ‘riskfactor’ zou gebaseerd moeten zijn op ervaringen uit het verleden, zowel van de eigen organisatie als van andere organisaties die vergelijkbare projecten gedaan c.q. met bepaalde system integrators gewerkt hebben.

Zoals gesteld, wordt TCO veelal gebruikt voor ‘doordrukken’ en ‘keuzes’, slecht zelden wordt een TCO-berekening ook economisch benaderd. Tegenover een Total Cost of Ownership-berekening dient ook een Total Effect of Ownership (TEO)- en een Total Effect of Alternative (TEA)-berekening te staan. Op deze wijze kan een TCO-berekening dus meer strategisch financieel keuzemiddel worden en veel minder een middel om de juiste leverancier te kiezen of budgetten te verkrijgen.

Belangrijk criterium
Nederlandse bedrijven en overheidsinstellingen hechten veel waarde aan TCO. Alleen aan de prijs-prestatieverhouding en functionaliteit hechten ze meer belang.

Vooral voor grotere bedrijven
De aantallen bedrijven die TCO belangrijk en onbelangrijk vinden, houden elkaar ongeveer in evenwicht. Vooral de grotere bedrijven hechten er waarde aan. Naarmate bedrijven kleiner worden, neemt het belang dat men aan TCO hecht af. Naar sector of branche bezien is een TCO-berekening vooral van (groot) belang binnen de ICT, utilities en media.

Weinig controle achteraf
Gezien het belang van TCO-berekening bij de selectie van nieuwe applicaties, producten of diensten zou men verwachten dat gedurende de ‘looptijd’ of ‘levenscyclus’ ook gemeten wordt of de voorgecalculeerde TCO ook daadwerkelijk gehaald wordt. Daar gaat het echter behoorlijk fout; slechts overall circa 9 procent van de Nederlandse bedrijven en instellingen voert altijd een TCO-audit uit. Respectievelijk circa 7 en 13 procent doet dit selectief of incidenteel.