Het IT budget staat vandaag de dag bij nagenoeg elke organisatie onder druk. Kosten van IT worden doorbelast aan de business units of afdelingen. Vaak is er onvoldoende diepgaand zicht op de opbouw of herkomst van de IT kosten. Of ze zijn überhaupt niet zichtbaar of herkenbaar als IT kosten. Een duidelijk en volledig inzicht in het IT huishoudboekje is dan ook een basisvoorwaarde voor het maken van de juiste, weloverwogen keuzes.
Waarom zijn kosten niet inzichtelijk?
De oorzaken zijn divers zoals: technologie wordt steeds vaker buiten IT aangekocht en daardoor niet altijd op het IT budget geboekt. Door een ontwikkeling als [[Bring Your Own Device]] lopen privé en zakelijke kosten soms door elkaar. Dit wordt nogal eens “afgekocht” door de medewerker een vaste vergoeding te geven. IT diensten die op contractbasis zijn gefactureerd, worden vaak versleuteld in een intern doorbelastingsysteem wat niet persé de exacte kosten weerspiegelt. Er is onduidelijkheid over wat überhaupt onder het IT budget valt. IT en IT dienstverlening zijn verdeeld over meerdere afdelingen waarbij IT kosten vaak integraal onderdeel vormen van het afdelingsbudget. Of kosten van de medewerker die voor de afdeling ook het aanspreekpunt is voor functioneel applicatiebeheer zijn niet altijd even inzichtelijk.
Hoe IT kosten inzichtelijk maken?
Het inzichtelijk maken van uw IT kosten met [[TCO|TCO (Total Cost of Ownership)]] is de eerste noodzakelijke stap om te kunnen sturen op kosten en uw IT beter af te stemmen op de doelen van uw organisatie. TCO geeft u inzicht in de totale en werkelijke kosten van uw IT dienstverlening.
Een TCO calculatie omvat:
Total: Wat is het totaal aan IT kosten? Welke componenten reken je wel mee en welke horen er niet bij. Denk aan personeel, techniek, software, processen, contracten, afnemers, etc. Dit is voor iedere organisatie en elke branche anders.
Cost: Hoe hoog zijn dan die kosten, hoe komen ze tot stand en wat is de onderverdeling? Wat zijn de directe en indirecte kosten? Wat zijn de kosten voor de dagelijkse operatie, op tactisch en op strategisch niveau? We maken een onderscheid in kapitaallasten, investeringen en exploitatie.
Ownership: Hoe worden kosten doorbelast? Dit is sterk afhankelijk van het type en omvang organisatie.
Inhoud TCO calculatie
Daarnaast dient een TCO calculatie minimaal de volgende componenten te bevatten:
- Algemene zaken; de grootte van een organisatie, mate van centralisatie, infrastructuur & outsourcing, doorbelastingen;
- Projecten; uitgevoerde of lopende projecten die gerelateerd zijn aan de IT;
- De ICT werkplek; kosten van hardware, software, kantoorautomatisering, onderhoud, enz;
- Software & softwarediensten; applicatielandschap en onderhoud hierop;
- Datacommunicatie; infrastuur, servers & storage & spraakcommunicatie, elektronische diensten;
- Personele inzet; formatie, verdeling beheer, inhuur;
- Faciliteiten; serverruimten, brandblusapparatuur, koeling;
- Contracten: beheer- en onderhoudscontracten;
- Directe en indirecte kosten;
- Kosten van downtime.
- TCO assessment
TCO helpt u om de juiste afgewogen keuzes te maken in het geval u wilt besparen op uw kosten of uw IT activiteiten zou willen uitbesteden. Een keuze op basis van onvolledige informatie kan leiden tot niet goed werkende informatiesystemen met alle gevolgen van dien.
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op!
Artikel geschreven door Maarten Groeneveld, IT Adviseur bij [[De Ictivity Groep]]
Comments ( 0 )